Voorstelronde: waar kom je vandaan en waar wil je naartoe?

Geen rondje met namen en functies, geen check-in, niks. Bij een training die ik laatst volgde sloeg de trainer de voorstelronde helemaal over. Zelfs de naambordjes ontbraken.

Zo bracht ik de dag door met twintig andere deelnemers, zonder dat ik enig idee had wie zij waren. Maar als je niet weet met wie je eigenlijk te maken hebt, is het net alsof iedereen op de handrem staat. De hele dag kwamen we niet lekker los. 

Na afloop sprak ik de trainer hierop aan. Waarom had hij de introductie in hemelsnaam overgeslagen? 

Hij was bang dat mensen bij een voorstelronde hun hele levensloop gingen delen, legde hij uit. Dat zou te veel tijd uit zijn volle programma happen. 

Nu weet ik ook wel hoe saai het is als 20 mensen uitweiden over hun geboortestreek, kinderen en al hun verschillende functies. Voor je gevoel verdoe je je tijd. Na nummer drie haak je af, want de spanningsboog in deze introducties (ik durf dat zeker geen verhalen te noemen) is meestal ver te zoeken. 

Toch is het een gemiste kans om de voorstelronde te laten schieten. 

Een klein verhaal doet al wonderen, het liefst op een persoonlijke manier. 

Als deelnemers hun verwachtingen voor de training expliciet uitspreken, zetten ze hun brein bovendien in de leerstand. Ongemerkt zijn ze al begonnen. 

Als het allemaal toch te lang duurt, kun je als leider van de bijeenkomst met je formulering sturing geven aan de lengte van het antwoord. Met welk woord beschrijf je je intentie voor vandaag? 

Ook bij vergaderingen moet je eerst even weten wie er zijn en hoe iedereen erbij zit. Iedereen laat daarmee even zijn stem klinken. Met een fijne opening schep je bovendien een fijne sfeer en staat iedereen meteen 'aan', zeker als het iets verrassends is. 

Bij de start van een nieuwe groep vraag je bijvoorbeeld om verhalen te delen over momenten of ervaringen die achteraf kantelpunten bleken te zijn. Het is elke keer wonderlijk om te ervaren hoe in een korte tijd het gevoel van sterke verbondenheid en zelfs intimiteit ontstaat tussen mensen die elkaar eerst niet kennen. Met een verhaal deel je iets van jezelf, het gaat over wie je bent in plaats van wat je doet.

Bij een groep mensen die al langer met elkaar werkt, kun je een verhalende vraag stellen rondom het thema van de bijeenkomst. Een prachtig voorbeeld hoorde ik laatst van Frederique. Zij leidde een bijeenkomst van een werkgroep over de viering van het honderdjarige bestaan van een groot monument. 

Hoe vier jij je verjaardag, vroeg ze bij de incheckronde. 

De deelnemers reageerden lacherig. Was dit nou een vergadering? Moesten ze het nu echt in een zakelijke sfeer over hun privéfeestjes gaan hebben? 

Haar vraag leek nergens naar te verwijzen, maar de deelnemers voelden zich uitgenodigd om verrassende voorbeelden te delen. Ze raakten geïnspireerd over de vele persoonlijke manieren om feestjes te vieren. 

In de rest van de bijeenkomst kon Frederique speels verwijzen naar uitspraken uit de introductie. Zeg eens Joost, jij houdt toch zo van een dansfeest op het strand met vuurkorven erbij? Hoe gaan we zelf de vuurkorven aansteken? 

Het beeld van het verjaardagsfeestje maakte bovendien meer ideeën los dan anders het geval was geweest. 

Achteraf zagen de deelnemers het ook. 

De uitwisseling over verjaardagsvieringen was geen tijdversnipperaar, maar juist een creatieve kick-start. Het feest kon beginnen.