De meest gestelde vragen over verhalen voor verandering in organisaties

Verhalen voor verandering: hoe pas je die toe in organisaties? Lees hier veelgestelde vragen en antwoorden over de inzet van storytelling in en rondom veranderingen in organisaties.

Wat leveren verhalen voor verandering op in organisaties?

Met storytelling haal je ervaringen op bij de deelnemers zelf. Het komt echt vanuit hen persoonlijk. Ze vertellen bijvoorbeeld wanneer ze werkplezier ervaarden, wat een bijzondere ervaring was of iets anders dat ze op dit gebied meegemaakt hebben. Die verhalen geven inspiratie hoe het anders kan en wat er nog meer mogelijk is. Het is er immers al.

Op basis van die verhalen voor verandering creëren de deelnemers een beeld van de toekomst die zij samen voor ogen zien. En dat maakt het gemakkelijker om dat toekomstbeeld waar te maken, en dus mee te gaan in de verandering. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van een Wall of Wonder, een mooie tool uit de wereld van appreciative inquiry.

Je kunt verhalen ook heel goed gebruiken om het gesprek aan te gaan over gedrag of over normen en waarden. Praten over personages uit een verhaal, bijvoorbeeld hoe zij hun ruzie oplossen, is een stuk gemakkelijker dan praten over je eigen gedrag. Je creëert zo een veilige context om gevoelige onderwerpen te bespreken. Het ene verhaal lokt het andere uit.

En last but not least: samen luisteren naar een mooi verhaal creëert een gevoel van saamhorigheid. Het is goed voor de samenwerking en het (werk)plezier in je groep.

Hoe creëer je de beste omgeving om verhalen voor verandering te laten ontstaan?

Het is belangrijk dat de deelnemers zich op hun gemak voelen en hun verhaal willen delen. Dat betekent dus een veilige omgeving creëren.

Dat doe je door duidelijk te maken dat je oprecht nieuwsgierig bent, dat echt ieder verhaal er mag zijn en door te vertellen wat er later met de verhalen gebeurt. Blijven de verhalen binnenskamers of wordt er nog iets mee gedaan? Schep daar helderheid over.

Setting is dus belangrijk, maar het werkt ook andersom. Juist door verhalen te delen, ontstaat er een sfeer van vertrouwen en veiligheid. Zeker als dat verhalen zijn waarin iets persoonlijks wordt gedeeld. Dat hoeft niet iets heel dieps te zijn, overigens. Meer van jezelf laten zien door verhalen te delen kan de gehele sfeer binnen een team enorm verbeteren.

 

Welke tools/hulpmiddelen gebruik je om mensen te helpen hun verhalen voor verandering op te diepen?

Het gaat altijd om de inzet van verhalentriggers.

Dat kunnen vragen zijn, maar ook beelden, voorwerpen of iets anders. Je vraagt bijvoorbeeld deelnemers om een voorwerp mee te nemen dat iets voor hen betekent. Ook associatiekaarten, de foto’s op hun eigen mobiele telefoon of de ruimte waarin je bent kunnen daarin voorzien.

Ook het vertellen van bestaande verhalen is een mooie prikkel.

Het ene verhaal roept vaak het andere op. Er zijn allerlei mooie sets, kaarten en andere tools beschikbaar met geschikte beelden en vragen.

De vragen worden ‘narratieve prikkelvragen’ genoemd.

Dat zijn vragen die verhalen oproepen. Het helpt daarbij om naar iets concreets te vragen en naar zaken die een emotie oproepen. Neem me eens mee naar een gebeurtenis waarop jij dacht.. lieve hemel. Of juist dat je dacht: oh wauw.

Je vraagt daarbij altijd naar feitelijke gebeurtenissen. Natuurlijk voegt de verteller daar ook altijd zijn persoonlijke interpretaties aan toe, maar de feiten vormen de basis.

  • Wat was een gebeurtenis waar je trots op bent of waarvan je iets geleerd hebt? Kun je die beschrijven?
  • Kun je me vertellen wat belangrijke successen, kwaliteiten, sterke kanten zijn van…
  • Wat is de betekenis daarvan? Hoe zie je dat?
  • Hoe kunnen we deze successen uitbouwen? Hoe ziet dat er dan uit?
  • Waar wil je meer van? Hoe zie je dat voor je?
  • Welke concrete acties gaan we uitvoeren om het doel te bereiken?

 

Hoe help je mensen zelf een krachtig beeld of metafoor op te roepen?

Als je met beelden of metaforen wilt werken, laat deelnemers dan een voorwerp of een symbool meenemen dat iets te maken heeft met het thema van de sessie. Het mag ook een foto zijn (vraag bijvoorbeeld mensen om op hun eigen telefoon een persoonlijke foto uit te kiezen die hen raakt).

En stel dan vragen als:

  • Waarom juist dit voorwerp?
  • Welk verhaal hoort erbij?
  • Waar gaat dit verhaal echt over?

Bij het werken met verhalen in de gemeente Uden kwamen we uit op het beeld van Shrek, het menselijke monster uit de gelijknamige animatiefilm. Shrek is niet moeders mooiste, maar hij is wel echt en zichzelf. Als hij de ruimte krijgt om te zijn wie hij is, dan floreert hij. Shrek wil gewoon Shrek zijn. Dat beeld sprak enorm aan bij de deelnemers.

Hoe je een inspirerende metafoor vindt, heb ik recent beschreven in dit blogartikel: zo vind je een goede metafoor.

Foto: Annelies van ‘t Hul

Hoe houd ik de balans in storytelling? Veel voorbeeldvragen zijn positief: ze gaan over succes, kwaliteit, trots. Maar hoe kan ik ook vragen stellen over noodzakelijke veranderingen?

De kern van ‘waarderend veranderen’ is de nadruk op wat er goed gaat en waar je trots op bent, dus de vragen naar verhalen voor verandering hebben inderdaad doorgaans een positieve insteek.

Natuurlijk kun je ook andere vragen stellen over deze verandering. Dat kan dan een vraag zijn als: welke veranderingen heb je eerder meegemaakt? Waar liep je toen tegenaan? Vertel hoe je het toen hebt opgelost.

Vraag elkaar wat het belangrijkste is wat je uit je verleden meeneemt naar het nu.

  • Kun je daar door een moment te beschrijven een voorbeeld van geven?
  • Hoe kwam je in die situatie terecht?
  • Wat heb je door dat moment te beleven geleerd?
  • Hoe heeft het je veranderd?
  • Wie of wat heeft je echt geholpen?
  • Wie of wat werkte je tegen?
  • Wat was je eigen kracht of zwakte die je toen leerde kennen?

Moedig daarbij iemand aan om echt een ervaring te beschrijven. Ga op basis van het delen van dit moment met elkaar in gesprek. En deel wat de verhalen voor de verteller en de anderen betekent. Daarin zit de kracht.

Hoe help jij mensen om echt te komen bij hun verhaal als je merkt dat iemand moeite heeft om het concreet en dichtbij te maken?

Als mensen niet mee willen doen of op een afstandelijke manier antwoorden, dan spelen er vaak andere dingen mee. Meestal ligt het niet aan de werkvorm (in dit geval verhalen), maar aan het doel van de bijeenkomst of het feit dat iemand niet op bepaalde veranderingen zit te wachten. De vraag is dan of je die onderliggende kwestie bespreekbaar kunt maken.

 

En wat als mensen niet in beweging komen? Kun je dat voorkomen?

Of mensen de beweging in gang zetten, dat bepalen ze zelf. En gelukkig maar. Als mensen zelf (intrinsiek) gemotiveerd zijn, levert dat voor de hele organisatie ook de beste resultaten op. Het is dus de kunst om die intrinsieke motivatie te prikkelen.

Door expliciet te vragen naar iemands positieve en eigen bijdrage aan een ontwikkeling, kun je die beweging op gang brengen. Deelnemers laten zich vervolgens graag leiden door dit toekomstbeeld dat ze zelf opgeroepen hebben. Ze roepen het met verhalen voor verandering zelf tot leven en krijgen er vervolgens energie van om het werkelijkheid te laten worden.

Bij effectieve beïnvloeding ga je op zoek naar de echte emoties. Dankzij verhalen kom je erachter wat er echt speelt in een team. Je kunt hiermee samen belemmeringen wegnemen, scherp krijgen wat er goed gaat, bepalen waar je graag meer van wil met elkaar, en samen concreet naar de gewenste toekomst kijken.

 

Hoe houd je de kern vast van verhalen voor verandering die geïnventariseerd zijn?

Als je verhalen inventariseert, wil je de betekenis op een samenhangende manier vastleggen. Daarvoor maak je een bestand (bijvoorbeeld in Word of Excel, of in een apart notitieboek), waarin je al je verhalen vastlegt.

  • Noteer het verhaal zo losjes en natuurlijk mogelijk, met de woorden zoals het aan je verteld is. Leg ook bij ieder verhaal basisinformatie vast, zoals het tijdstip en de plaats waar het verhaal zich afspeelt. Zo weet je zelf waar en wanneer je het verhaal verzameld hebt en wat de context was.
  • Noteer de bron van het verhaal: wie heeft het aan je verteld? Of waar heb je het meegemaakt? Voorzie het verhaal van sleutelwoorden, zodat je een bepaald verhaal gemakkelijk kunt terugvinden.
  • Geef bij ieder verhaal aan wat voor jou de betekenis is van het verhaal. Hoe je met een kleine twist iemand op een ander spoor kunt zetten, bijvoorbeeld. Of ‘krachtig omgaan met verlies’. Of wat maar voor jou van toepassing is.
  • Geef het verhaal tot slot een titel, zo feitelijk mogelijk. Zo is het gemakkelijk om naar een verhaal te verwijzen. Daarnaast krijgt het verhaal op die manier direct een ‘frame’ mee; een kapstok die het verhaal betekenis geeft.

Zo’n verzameling groeit uit tot een databank van verhalen: een waardevolle schatkamer waar je gemakkelijker de collectieve betekenis uit kunt halen. Maar ook een voorraad waar je uit kunt putten als je verhalen voor andere doeleinden wilt gebruiken, bijvoorbeeld voor een publicatie.

 

Wat is een effectieve manier om verhalen voor verandering in een organisatie te delen?

Wat een effectieve manier is, hangt af van het doel. Een boekje is een veelgebruikt middel, maar ook blogs op intranet of andere digitale middelen kunnen passend zijn. Je kunt het ook opknippen: eerst losse verhalen voor verandering digitaal publiceren, en dan bundelen tot een boekje. Misschien ook met extra reacties erbij van lezers of andere stakeholders.

Ook is het een mooi idee om enkele ambassadeurs te kiezen, die hun verhalen mondeling gaan delen met de rest van de organisatie, de klanten, de leveranciers en andere betrokkenen.

Hoe kom je van individuele verhalen tot een gezamenlijk verhaal voor verandering?

Als je samen een verhaal weet te creëren, geeft dat saamhorigheid. In zo’n verhaal herkent iedereen zijn eigen stuk, waardoor je er als deelnemer mee verbonden voelt. Een gezamenlijk verhaal is ook gemakkelijker deelbaar. En dat alles is prettig als de groep samen op weg gaat om een bepaald doel te bereiken.

Het is handig om hiervoor iemand in te zetten, die dit proces kan begeleiden zodat iedereen zich gehoord voelt. Laat daarbij mensen eerst benoemen welke betekenis zij aan hun eigen verhaal geven en welk beeld daarbij hoort. En welke betekenis geven de anderen aan hun verhalen?

Vervolgens ga je als groep op zoek naar een gemeenschappelijke noemer. En past daar een verhaalplot bij? Met al die puzzelstukjes kom je dan als groep tot een gezamenlijk verhaal.

 

Hoe voorkom je dat er verhalen gaan rondzingen die afbreuk doen aan de organisatie en haar missie?

Als mensen totaal niet op een lijn zitten met de visie van het bedrijf (en zich niet in willen zetten voor het bedrijfsresultaat), dan is het de vraag of zij wel op hun plek zitten in de organisatie. In de praktijk ligt het natuurlijk genuanceerder; dan gaat het om onderdelen waarop een visie uiteen kan lopen.

Ik denk dat het werken met verhalen vooral past in een cultuur waarin iedereen echt zijn zegje mag doen en waarin openheid gewaardeerd en benut wordt. Waar verhalen met een kritische inslag worden opgevat als een signaal van wat ‘de onderstroom’ genoemd wordt: emoties, wandelgangverhalen, etc.

Als de leiding die verhalen serieus neemt, leidt dat tot medewerkers die er echt vanuit hun eigen motivatie voor willen gaan. En dat leidt meestal niet tot organisaties waar ongewenste verhalen gaan rondzingen. Bij waarderend onderzoeken gaan we vooral op zoek naar verhalen wat er wel mogelijk is, waar mensen trots op zijn, etc.

Die verhalen maken de organisatie als geheel sterker.

 

Hoe maak je de verzamelde verhalen passend om aan te sluiten bij een proces of verandering? Is de emotie herkenbaar? Of pak je ook een andere essentie mee om aan te sluiten en te inspireren?

Goede vraag. Ik denk dat het eerder andersom werkt. Je wilt toewerken naar een bepaalde verandering (een andere manier van samenwerken bijvoorbeeld). Dan kies je een verhaal dat daar het beste bij past, zowel wat emotie betreft als de betekenis die uit dat verhaal te halen is. Het verhaal hoeft dus niet ‘passend’ gemaakt te worden: het verhaal is zoals het is.

Sowieso is het belangrijk om de oorspronkelijke verhalen zo feitelijk mogelijk op te schrijven en te bewaren. Zo kun je er altijd op teruggrijpen.

Goede verhalen hebben een vaste opbouw, die houvast geeft. Als een element van het verhaal ontbreekt – bijvoorbeeld het dilemma of de beproevingen – dan werkt het niet.

Als ik een aantal verhalen heb opgehaald, hoe koppel ik dit dan het beste terug aan de organisatie? Deel ik ruwe verhalen, een samenvatting of iets anders?

Dat hangt af van de doelstellingen. Wil je andere mensen in de organisatie laten aanhaken? Dan kunnen een aantal deelnemers hun verhaal delen op een gezamenlijke bijeenkomst of (laten) optekenen voor een artikel voor intern gebruik.

Je kunt ook werken met een samenvattend verslag, waarin je op zoek gaat naar de rode draad van de verhalen. Als het management de uitkomsten wil weten van een sessie, is dit doorgaans genoeg.

Als het belangrijk is dat ook de onderliggende verhalen nog gebruikt worden, dan kun je die in ruwe vorm vastleggen. Hoe je dat doet, beschreef ik bij het antwoord over de ‘verhalendatabank’.

De verhaallijn ziet er in grote lijnen zo uit:


Heb jij voorbeelden waarbij storytelling is gebruikt om gezamenlijke kracht te creëren in een gemeenschap? Zijn er voorbeelden waarbij storytelling heeft geholpen bij de gezamenlijke opbouw na een ramp of crisis?

Ja, die zijn er zeker! De politie Rotterdam gebruikte storytelling na de strandrellen in Hoek van Holland in 2009, waarbij agenten ’s nachts in het nauw gedreven waren door uitzinnige hooligans. Ik tekende in het boek Spoedassistentie Hoek van Holland de verhalen van agenten op, wat hen hielp om helderheid te krijgen op de gebeurtenissen en de saamhorigheid enorm te versterken.

ROC Leiden ging enkele jaren geleden bijna failliet na grove misrekeningen met vastgoed. Nadat de school op het nippertje toch overeind was gebleven, hielp ik deze onderwijsinstelling om de verhalen over de gebeurtenissen te verzamelen.

Docenten, leidinggevenden en andere betrokkenen deelden waarom zij zich zo ongelooflijk hadden ingespannen om de school overeind te houden, samen met de studenten. Het was hun onderwijshart, dat harder klopte dan ooit. Dat gaf hen ook motivatie om door te gaan met de hernieuwde opbouw van de school (nu MBO Rijnland).

 

Wat denk je van ‘verzonnen’ verhalen? Een verhaal bedenken of de waargebeurde kern wat omkleden met een ‘sterk’ verhaal?

Voor waarderend onderzoek is het belangrijk om met echte verhalen te werken, omdat verhalen dan als waardevolle bronnen intact blijven.

Bij andere toepassingen kan een verzonnen verhaal ook werken, bijvoorbeeld om een toekomstige trend tot leven te wekken. Een verhaal kan beter vertellen wat ons te wachten staat dan een opsomming van ontwikkelingen. Dus je ontwerpt een fictief verhaal om gebeurtenissen op een levensechte manier te presenteren.

Of een situatie is zo ingewikkeld dat het vrijwel ondoenlijk is om het verhaal met al zijn mitsen, maren, uitzonderingssituaties, grote hoeveelheden betrokken mensen, gedragsregels, interventies en andere complicaties uit de doeken te doen.

Een derde reden is een situatie die erg gevoelig ligt, bijvoorbeeld omdat de mensen zich schamen. In dat geval is een fictief verhaal, gebaseerd op feiten, eveneens een uitkomst.

 

Maakt het voor de effectiviteit van storytelling voor veranderingen uit of het verhaal uit de organisatie komt? Of werkt het ook met een eigen verhaal uit een privésituatie of met een verhaal uit de periode met de vorige werkgever?

Ik kan me voorstellen dat eigen verhalen uit de privésituatie of vorige werkgever ook bruikbaar zijn, vanwege het gevoel of de betekenis die hiermee gedeeld worden. Het draait uiteindelijk om dat gevoel die daarbij speelde of om de betekenis van een verhaal.

Foto: Annelies van ‘t Hul

Hoe kun je verhalen inzetten om de betrokkenheid in teams op peil te houden?

Houd regelmatig gezamenlijke ontmoetingen met haar hele team om daarin vragen te stellen die verhalen oproepen. Ieder verhaal doet ertoe. Geef de ruimte om deze verhalen ongestoord te laten vertellen. Je geeft er geen oordeel over.

Ga na het gesprek na wat het verhaal de verteller en de andere deelnemers te vertellen heeft. Het levert inzicht op in elkaars situatie en elkaars perspectief. Vandaar uit ontstaat ook vaak meer begrip voor elkaar.

 

Als er weinig saamhorigheid is in een team dat opnieuw samengesteld is, wat zijn dan de beste tools om nieuwe medewerkers zich geborgen en veilig te laten voelen?

Wellicht heeft die afstand tussen het bestaande team en de nieuwe medewerkers te maken met ‘oud zeer’ dat nog speelt? Of met andere gevoelens van onvrede en frustratie?

Het lijkt me goed om daar via verhalen eerst onderzoek naar te doen. Wat speelt er? Waar waren de nieuwe medewerkers enorm trots op? Wat nemen zij mee uit de oude situatie naar het nieuwe team?

De veiligheid creëer je door uit te spreken wat er met de verhalen gedaan wordt. Dat alles gezegd mag worden en dat er geen oordeel over is. De teamleiding dient te waarborgen dat die veiligheid er echt is. Het is niet zozeer een tool, maar eerder het voor-leven van vertrouwen en veiligheid.

 

Hoe gebruik je verhalen in een gezamenlijke bijeenkomst met veertig mensen of meer?

Het is tijdrovend om 40 mensen allemaal hun verhaal te laten vertellen, terwijl de anderen luisteren. Dan ga je werken met deelgroepen, waarbij mensen aan elkaar hun verhaal vertellen.

Vervolgens laat je de groepjes samen een vorm verzinnen om dat verhaal aan de rest van de grote groep te vertellen. Het is wonderlijk om te merken dat daar altijd wel iets creatiefs uit voortkomt: een tekening, een collage, een tableau vivant, een korte sketch…

Om gericht te werk te gaan kun je van tevoren kernthema’s selecteren, en de subgroepen dan vragen om verhalen daarover te delen. Ik zou mensen niet van tevoren al vragen om hun verhaal te vertellen; juist als mensen het ter plekke aan elkaar vertellen ontstaat er de ‘verbinding in het moment’.

 

Wat is beter, storytelling in groepsverband of individueel?

Dit soort keuzes hangen samen met het doel van het werken met verhalen en de mogelijkheden in een organisatie. Het mooie van groepsgewijs verhalen verzamelen is dat het ene verhaal het andere oproept. Deelnemers hebben veel herkenning bij elkaar. Het samen delen van verhalen kan de onderlinge band enorm vergroten.

Bij de individuele werkwijze kun je veel meer de diepte ingaan. Vaak durven mensen dan ook veel meer van hun persoonlijke worstelingen te laten zien.

 

Meer weten?

Nog veel meer kennis over storytelling vind je hier:

 

>> Lees hier nog meer over storytelling

Kennisbank storytelling - archetypen in storytelling

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bronvermelding

Veel van bovengenoemde vragen werden aan mij gesteld tijdens de MOOC Waarderend Veranderen, die Meerkat Academy ieder jaar houdt. Een van de onderdelen is helemaal gewijd aan storytelling bij veranderingen. De vragen en antwoorden zijn hier in bewerkte vorm opgenomen.

 

 

 

 

 

 

Over Sigrid

Verhalenmaker | Storytelling Coach | Creatieve Gids | Auteur | Conceptontwikkelaar 

De verhalen over onszelf en de wereld beïnvloeden hoe we kijken naar onze eigen mogelijkheden.

Denk jij in problemen of in mogelijkheden? We kunnen zelf kiezen.

Je verhaal veranderen is de eerste stap in de richting van je gewenste toekomst. Ik help je om de verhalen te vinden die jou laten floreren en mensen in beweging te brengen. Ook help ik je om deze verhalen tot leven te wekken en te verspreiden.

Met verhalen baan jij de weg naar een toekomst vol mogelijkheden. Jij wordt een visionaire veranderaar, die jouw eigen verhaal gaat leven. Met helderheid, verbeelding en betekenis.

Meer weten? Laat je hier inspireren!

 

 

You may also like