Storytelling in organisaties: hoe doe je dat?

Sigrid van Iersel

In organisaties zijn veel mogelijkheden om storytelling toe te passen. Want verhalen zijn betekenisvolle ervaringen, die in allerlei vormen toepasbaar zijn. Deel je een verhaal, dan herbeleef je een ervaring of nieuw perspectief en nodig je anderen uit deze ervaring met je te delen.

Met verhalen is veel meer mogelijk dan we vaak denken. Om je op ideeën te brengen heb ik deze lijst gemaakt om storytelling op allerlei manieren toe te passen. In je organisatie, in je team, in samenwerkingsverbanden.

Storytelling in organisaties

# Verhalen om te boeien en te binden

Vertel als leider van een sollicitatiegesprek een markant verhaal over de eigen organisatie, zodat de toekomstige collega een levendig beeld krijgt.
Deel met leden van je team verhalen waarom je dit werk doet, wat je diepere drijfveren zijn en waar je voor gaat. Als je samen weer scherp weet wat ‘de bedoeling’ is, krijgt het team weer nieuwe energie.
Geef nieuwe medewerkers het achtergrondverhaal over de organisatie: waarom is het ooit opgericht, welke veranderingen zijn er geweest, waar gaat de organisatie naar toe?
Deel met medewerkers of gebruikers van je dienst of product markante verhalen die zij op hun beurt gemakkelijk kunnen delen. Zo kunnen zij als ambassadeurs optreden en meer mensen hierbij betrekken.
Vertel een verhaal over je organisatie bij een vacature of op een banenmarkt.

# Verhalen over je aanbod

Vertel verhalen over het ontwikkelen van innovatieve ideeën, nieuwe producten en diensten. Waarom doe je het en wat moet het opleveren? Bijvoorbeeld in de vorm van een boekwerkje of een digitale variant.
Vertel verhalen hoe jouw producten, ideeën en diensten het dagelijks leven van mensen veranderd hebben. Met de gebruiker als held in het verhaal.
Gebruik een verhaal over de betekenis van jouw product, idee of dienst om financiering los te krijgen of een subsidieaanvraag te onderbouwen.
Vertel een verhaal bij een pitch dat mensen meteen raakt.

# Verhalen om mensen bij jouw missie te betrekken

Start een bijeenkomst met verhalen van de gebruikers van jouw idee, dienst, beleid of wat dan ook. Breng daarmee de belevingswereld van de gebruikers dicht bij de plannen- of beleidsmakers.
Vertaal trends die je signaleert in jouw vakgebied naar verhalen die je partners, gebruikers of klanten direct herkennen.
Haal verhalen op over ervaringen van je partners om tot een gezamenlijke beleving van het probleem, de kansen en de oplossingen te komen.
Begin met het verkennen van de gezamenlijke droom door verhalen te vertellen wat er mogelijk is (met de inzet van appreciative inquiry).
Gebruik verhalen om het verloop van een verandertraject in beeld te krijgen. Of om leiders en medewerkers met elkaar te verbinden die elkaar zijn kwijtgeraakt bij een verandertraject. Wat was het begin, wat gebeurde er daarna, wat moet er nog gebeuren? Wat is er tot nu toe bereikt? Kwalitatief onderzoek door middel van verhalen maakt de beleving concreet van de professionals die ermee te maken hebben. Die verhalen zeggen vaak veel meer dan enquêtes, grafieken of meningen.

Rust voor het hele gezin

“Toen ik nog een baan had, kregen we veel verschillende hulpverleners over de vloer voor onze dochter. Zij heeft een vorm van autisme en hecht heel erg aan vertrouwde gezichten en een vaste structuur. Als ze een beetje gewend was aan de ene hulpverlener, was ie alweer vertrokken. Ze ontwikkelde veel weerstand en was niet meer te hanteren.

Nadat ik zelf een burn out kreeg, was de grens bereikt. Ik heb mijn baan voorlopig opgezegd en doe het zelf.

Ze heeft een fors eetprobleem waarbij ze heel veel begeleiding nodig heeft. Eerst at ze helemaal geen groenten, nu eet ze vier soorten. We moeten er altijd mee bezig blijven, anders kunnen we weer opnieuw beginnen met het aanleren van vaardigheden. Maar mijn dochter weet nu wel exact wat en wanneer iets gebeurt.

Het pgb heeft ons veel meer gebracht dan ooit gedacht. We hebben nu rust in huis voor het hele gezin. Als ik dit geweten had, hadden we het veel eerder gedaan.”

(Ervaringsverhaal over de werking van het pgb (Persoonsgebonden Budget), in opdracht van het ministerie van VWS)

# Verhalen om de interne cultuur te verbeteren

Vertel hoe onverwachts een belangrijke opdracht binnengesleept werd of over andere opmerkelijke prestaties. Bijvoorbeeld een verhaal hoe de directeur met een handige twist een moeilijke klant of samenwerkingspartner tot een belangrijk inzicht wist te krijgen.
Vertel het verhaal over een nieuwe werkprocedure of werkwijze. Voor Divosa (vereniging managers in het sociaal domein) maak ik het online magazine Trots op je Vak, vol met verhalen hoe managers de veranderende werkwijze in de praktijk brengen.
Vertel met een verhaal hoe een professionaliseringsslag in de praktijk vorm krijgt.
Laat collega's vertellen over traumatische ervaringen. Dat is louterend voor de vertellers, maar leidt ook tot herkenning, begrip en saamhorigheid. Mede om deze redenen tekende ik voor de politie de verhalen op van agenten, die in het nauw gedreven waren bij de rellen op het strand van Hoek van Holland: Spoedassistentie Hoek van Holland.
Vertel via verhalen waarom een innovatie noodzakelijk is en wat er voor nodig is om de veranderingen door te voeren.

# Verhalen om elkaar beter te leren kennen

Vraag sollicitanten om een typerend verhaal te vertellen. Wat is een belangrijke ervaring voor hen geweest?
Vraag nieuwe medewerkers naar verhalen hoe ze bij de nieuwe organisatie terecht zijn gekomen. Waarom werken ze juist hier?
Laat nieuwe collega's zichzelf in een team introduceren met een markant verhaal. Een IT-bedrijf vroeg aan iedere nieuweling om een verhaal te vertellen over iets waar hij of zij zich voor schaamt. Dat leidde tot ontwapenende verhalen, soms heel eerlijk en vaak grappig. Omdat mensen elkaar van een ongebruikelijke kant wat beter leren kennen, vragen ze elkaar ook gemakkelijker om hulp of advies.
Gebruik een verhaal om een creatieve sessie in te leiden en deelnemers in de stemming te brengen. Vraag bijvoorbeeld aan alle deelnemers welk boek, film of ander verhaal hen in hun jeugdjaren het meest geraakt heeft. Door iets persoonlijks te delen, komen de deelnemers in een andere stemming. De deelnemers komen op andere denksporen terecht, wat rijkere ideeën oplevert.
Begin het teamoverleg met enkele verhalen van deelnemers over hun ervaringen met een recent project.
Deel een toepasselijk verhaal als je iemand coacht of begeleidt. Verhalen bevatten vaak in een notendop een wijze (levens-)les.
Gebruik verhalen in trainingen. Bijvoorbeeld een verhaal dat een dilemma schetst, waar de deelnemers mee aan de slag gaan.
Leer de teamleden kennen door te vragen naar verhalen over hun beste en slechtste ervaringen. Gebruik bijvoorbeeld spellen om verhalen te ontlokken.
Vertel verhalen aan nieuwkomers om via voorbeelden duidelijk te maken wat de normen en waarden zijn. Verhalen over de cultuur werken veel sterker dan introductieboekjes of een lijst met huisregels.

De emmer met water

Een opzichter bij werkzaamheden aan tankinstallaties bij benzinestations had slechte ervaringen met rokende medewerkers. Het opsteken van een sigaret behoorde zo tot hun routine, dat ze de instructies over het rookverbod telkens vergaten. Een levensgevaarlijke situatie op de bouwplaats vol benzinedampen.

Op een keer zag de opzichter hoe een medewerker een shaggie draaide. Hij sprak de medewerker daarop aan. "O, die steek ik later pas op", antwoordde de medewerker, die het shaggie achter zijn oren stopte.

De medewerker ging aan het werk. "Ga eens een emmer water halen", zei de opzichter tegen hem. De medewerker snapte er niets van. Hij kreeg de opdracht om de volle emmer water naast zich neer te zetten. Enige tijd later was het pauze. De medewerker greep naar zijn oor om het shaggie te pakken. De opzichter gooide de hele emmer water over hem heen. Dat was het moment dat de medewerker het wel begreep.

(Ervaringsverhaal over normen en waarden)

# Verhalen om tot verbetering en vernieuwing te komen

Lok verhalen uit bij collega’s, klanten en andere personen met wie je regelmatig contact hebt als vorm van feedback en als manier om de relaties te verdiepen. Deze mogelijkheid voor storytelling in organisaties wordt nog vaak over het hoofd gezien.
Vraag medewerkers individueel naar interessante verhalen en verzamel deze om te onderzoeken wat er op de werkvloer leeft, waar nieuwe ideeën ontstaan of waar veranderingen nodig zijn. Verhalen helpen om inzicht te krijgen in wat er echt speelt.
Gebruik verhalen om het verloop van een verandering in beeld te krijgen. Wat was het begin, wat gebeurde er daarna, wat is er tot nu toe bereikt? En wat moet er nu gebeuren? De verhalen geven vaak meer inzicht in wat er (onder de oppervlakte) gebeurt dan cijfermatige metingen.
Vertel verhalen wat er gebeurde toen er fouten werden gemaakt en wat er daarna gebeurde.
Gebruik verhalen in presentaties en toespraken om actuele problemen en kansen te delen, om de noodzaak onder de aandacht te brengen of om toekomstige ontwikkelingen te belichten.
Deel verhalen over een knelpunt waar meerdere mensen tegenaan lopen. Verhalen van collega's die met hetzelfde probleem te maken hebben, geven anderen nieuwe energie en kunnen effectiever zijn dan welk stappenplan dan ook.
Verzamel verhalen over klachten en andere gebruikerservaringen bij de klantenservice. Analyseer deze verhalen en ga daarmee aan de slag.
Verzamel verhalen rondom een nieuw plan waarvoor ook een nieuwe manier van denken nodig is. Alle betrokkenen delen ervaringen met elkaar en ontdekken samen wat de rode draad is. Van vele kleine en persoonlijke verhalen (microverhalen) maken mensen zo hun gezamenlijke, grotere narratief.

Lees hier hoe we dat aanpakten voor de gemeente Uden: Hoe maak je een narratief in het sociaal domein?

# Verhalen om af te ronden en betekenis te geven

Verzamel de verhalen over de afronding van een project (of organisatievorm) en leg ze vast in een boek, film of andere vorm. Deze ervaringen helpen enorm om het proces van afscheid goed te doorlopen en betekenis te geven aan de afgesloten periode.
Blik terug met verhalen over een crisis en maak zo gezamenlijk een verhaal over de betekenis van die crisis. Na een turbulente periode ging ROC Leiden met ID College samen tot mbo Rijnland. Het verhaal over het bijna-faillissement van ROC Leiden, de crisis, de leerervaringen en de betekenis van dit alles legde ik vast in een boekje.
Verzamel na afloop van een project de leerervaringen in de vorm van verhalen. Projecten staan of vallen met beeldvorming. Ze hebben bovendien een duidelijk begin en einde, waardoor ze van nature al gemakkelijk in verhaalvorm te delen zijn. Met de deelnemers en de rest van de organisatie, maar ook als een soort 'relatiegeschenk' voor samenwerkingspartners bij de afronding van het project.

Verhalend werken betekent dus niet alleen een (overkoepelend) organisatieverhaal maken, maar op allerlei manieren verhalen inzetten. Haal deze variëteit aan verhalen overal vandaan en betrek de hele organisatie en het netwerk daaromheen bij die aanpak.

Zo zet je storytelling in om tot hele verhalende cultuur te komen, wat bijdraagt aan betekenis en zingeving binnen een organisatie. Wat een rijkdom.