Wat je in organisaties doet met verhalen

Sigrid van Iersel

Wat kun je in organisaties allemaal doen met verhalen? In dit artikel lees je negen mogelijkheden om verhalen effectief in te zetten en in te spelen op de nieuwste trends in organisaties: leren, uitproberen en experimenteren.

Lange tijd werkte het zo in organisaties: je bedacht een plan en ging daarna op zoek naar draagvlak. En vervolgens doemde de vraag op: hoe krijgen we ze mee? Het gevolg was vaak: trekken en sleuren. Niet fijn natuurlijk. En ook weinig effectief. Als het al lukt om mensen mee te krijgen, dan is de beoogde verandering zelden blijvend. 

Als het niet iets van jezelf is, dan raakt het niet verankerd. Geen wonder dat communicatie in organisaties er tegenwoordig vaker anders uitziet. Het gaat nu over het aanwakkeren van enthousiasme, uitwisseling via permanente dialogen en versterking van saamhorigheid. Bij die trends passen ook andere werkwijzen:

  • Geen nadruk op plichten, maar op persoonlijke contacten en betrokkenheid.
  • Niet uitleggen en 'voorlichten', maar luisteren, uitwisselen en co-creatie.
  • Niet iets opleggen, maar gezamenlijk uitproberen en leren van elkaars ervaringen.

Het gebruik van verhalen sluit daar bijna naadloos op aan. Want dit zijn de mogelijkheden om  verhalen toe te passen in organisaties:

1. Wissel uit

Door te luisteren naar de verhalen van anderen en ervaringen uit te wisselen komen organisaties tot betere prestaties, omdat ze nauwer aansluiten bij wat klanten of gebruikers daadwerkelijk nodig hebben.

2. Deel leerervaringen

Door middel van verhalen dragen we waardevolle kennis en ervaringen over, waardoor we nieuwe dingen leren. Dankzij deze functie wisten de oermensen zich beter te handhaven in moeilijke omstandigheden en zo werkt het nog steeds.    

Leerzame rotzooi

Goedmaken wat haar voorgangers verprutst hadden. Dat was het doel van een gemeenteambtenaar, die vastbesloten was om de woonwagenterreinen in haar gemeente op orde te krijgen. Haar eerste actie was een grootscheepse schoonmaakdag om schoon schip te maken op een van die terreinen. Na veel moeite lukte het om met een bewoner een afspraak te maken om die schoonmaakdag voor te bereiden. 

Anderhalf uur zat ze tevergeefs op hem te wachten, maar hij kwam niet opdagen. Ze baalde verschrikkelijk, want hoe moest ze nu die schoonmaakdag van de grond krijgen? Ondertussen zag ze wel iets anders tijdens het wachten. Wat zij kenschetste als ‘zooi’ betekende voor de bewoners iets heel anders: handel.
 
Ze begreep ineens waarom de bewoners haar schoonmaakplan niet juichend ontvangen hadden. Anderhalf uur wachten was uiterst leerzaam, concludeerde ze. Ze wist nu dat er een heel andere insteek nodig was om met de bewoners in gesprek te raken. Dat ging ze met haar collega’s bespreken.

3. Ontdek je identiteit

Via verhalen kun je uitvinden wie je zelf bent, wie je organisatie is, waar je voor staat, welke resultaten je hebt behaald en waar je trots op bent. Zeker nu we steeds vaker in netwerkorganisaties werken, heeft het verhaal 'waar we het allemaal voor doen' een samenbindende kracht.

4. Maak verbinding

Door verhalen leren we elkaar persoonlijk kennen, waardoor we ons verbonden voelen en elkaar vertrouwen. Daardoor kunnen we ook beter samenwerken. Dat is hard nodig, want de grenzen tussen de organisatie en de buitenwereld vervagen steeds meer.

 

Het smoelenboek

Op een van mijn storytellingbijeenkomsten vertelde een deelnemer dat hij enorm veel moeite had om namen en gezichten van collega's te onthouden. Een smoelenboek, dát was volgens hem de oplossing voor dit probleem. Als hij bij de koffieautomaat stond met een collega die hij niet kon plaatsen, had hij daar houvast aan om een praatje aan te knopen. Maar dat smoelenboek kwam er steeds maar niet. Tot zijn grote ergernis weigerde zijn leidinggevende er werk van te maken. 

Toen hij hierover vertelde op onze bijeenkomst, reageerden de andere deelnemers begripvol op zijn probleem. Ze hadden zelf eveneens vaak moeite om namen en gezichten te onthouden. Dat was een eye-opener voor de man. Hij kon zijn 'probleem' ook op een andere manier oplossen, besefte hij ineens. 

Door gewoon te zeggen dat hij moeite had met namen en gezichten en te vertellen waar dat vandaan kwam, kon hij toch in contact treden met collega's. Een verhaal als contactmaker dus. Geen smoelenboek meer nodig.  

5. Maak het herkenbaar

Grote en abstracte vraagstukken worden dankzij verhalen concreet en voorstelbaar. Door die herkenbaarheid hebben verhalen ook een grote overtuigingskracht. Met verhalen kun je gemakkelijker laten zien wat het in de praktijk betekent, verbanden leggen en daardoor mensen inspireren. 

Zo zijn de participatiewet en de quotumwet (over het verplicht in dienst nemen van mensen met een arbeidsbeperking) behoorlijk ingewikkelde thema's. En het is al helemaal lastig om ondernemers daarmee te inspireren om mensen met een beperking in dienst te nemen. Via een verhaal kom je daarmee veel verder.  

6. Toon het perspectief

Door verhalen zie je nieuwe perspectieven: het verhaal schildert levendig wat er allemaal mogelijk is. Daardoor ben je bereid om de stap te wagen buiten je comfortzone. Verhalen laten ook vaak een andere kant van een zaak zien, waardoor nieuwe oplossingen mogelijk zijn. 

Ctalents heeft als droom om de werkloosheid fors terug te dringen onder blinden, slechtzienden, doven en slechthorenden, met een normaal leer- en denkvermogen. Om dat te bereiken vertelt Ctalents verhalen over zintuiglijke talenten.  

Omkering: het probleem is de oplossing

Een coach wilde zich graag onderscheiden van andere coaches en dacht er lang over na hoe ze dat aan kon pakken. Er zijn al zoveel coaches, hoe liet ze haar eigen persoonlijkheid en aanpak zien? Welke oplossingen bood zij aan haar klanten? Ineens kreeg ze een ingeving.
 
Als ze nou eens niet de oplossing centraal stelde, zoals de andere coaches, maar juist het probleem scherp belichtte? Een goede probleemformulering vormt namelijk in haar ogen de sleutel tot een goed coachgesprek. Op haar website formuleerde ze daarom een uitdagende vraag aan haar klanten. Wat is jouw meest geliefde probleem?

7. Lever verbeelding

Door verhalen kun je de toekomstverwachtingen zichtbaar en voorstelbaar maken, bijvoorbeeld door trendscenario's om te zetten in verhalen. Verbeelding, vergezichten en onverwachte coalities moeten bijvoorbeeld oplossingen naderbij brengen voor het klimaatprobleem. 

"Met droge wetenschappelijke rapporten alleen overtuig je de samenleving niet dat de toekomst zonder fossiele brandstoffen ook leuk kan zijn", stelde Maarten Hajer (hoogleraar urban futures) in NRC Handelsblad. Hij vroeg daarom verhalenmakers en andere creatieven een verhaal te ontwerpen over het leven in een stad zonder fossiele brandstoffen.