Slimme toepassingen van verhalen die meestal vergeten worden
Als organisaties aan het gebruik van verhalen denken, dan wordt er allereerst gedacht aan een corporate story. Maar er zijn nog zoveel meer interessante mogelijkheden om verhalen slim toe te passen.
Veel organisaties willen graag een corporate story om hun identiteit duidelijk neer te zetten en met anderen te delen wie ze zijn en waarvoor ze hun werk doen.
Maar corporate stories zijn vaak statisch van karakter. Het verhaal komt tot stand via een lang proces met veel interne afstemming. Uiteindelijk wordt het verhaal vastgelegd in een document, filmpje of animatie. En na een flitsende lancering raakt het filmpje of het boekje vaak weer op de achtergrond.
Jammer is dat, want er zijn zoveel meer interessante mogelijkheden om verhalen in te zetten. En er zijn bovendien veel soorten verhalen die toegepast kunnen worden in organisaties of voor de doelen die een organisatie wil bereiken.
Want verhalen zijn in wezen ervaringen, die in allerlei vormen toepasbaar zijn. Deel je een verhaal, dan herbeleef je een ervaring en nodig je anderen uit deze ervaring met je te delen. Zoals Brené Brown zo mooi zei: verhalen zijn data met een ziel.
Om je op ideeën te brengen heb ik deze lijst gemaakt om verhalen toe te passen.
Verhalen om mensen te boeien en te binden
- Vertel een verhaal over je organisatie bij een vacature of op een banenmarkt.
- Vertel als leider van een sollicitatiegesprek een markant verhaal over de eigen organisatie.
- Geef nieuwe medewerkers het achtergrondverhaal over de organisatie: waarom is het ooit opgericht, welke veranderingen zijn er geweest, waar gaat de organisatie naar toe?
- Deel met medewerkers, consumenten of de gebruikers van je dienst jouw verhalen die zij op hun beurt gemakkelijk kunnen delen. Zo kunnen zij als ambassadeurs optreden.
Verhalen om je aanbod te verspreiden
- Vertel verhalen over het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten. Waarom doe je het en wat moet het opleveren? Bijvoorbeeld in de vorm van een boekwerkje of een digitale longread.
- Vertel verhalen hoe jouw producten, ideeën en diensten het dagelijks leven van mensen veranderd hebben. Met de gebruiker als held in het verhaal.
- Gebruik een verhaal om financiering los te krijgen of een subsidieaanvraag te onderbouwen.
- Vertel een verhaal bij een pitch.
Verhalen om de interne samenwerking en cultuur te verbeteren
- Vertel hoe onverwachts een belangrijke opdracht binnengesleept werd of over andere opmerkelijke prestaties. Bijvoorbeeld een verhaal hoe de directeur met een handige twist een moeilijke klant tot een belangrijk inzicht wist te krijgen.
- Vertel het verhaal over een nieuwe werkprocedure of werkwijze. Voor Divosa (vereniging managers in het sociaal domein) maak ik bijvoorbeeld het online magazine Trots op je Vak, vol met verhalen hoe managers de veranderende werkwijze in de praktijk brengen.
- Laat collega's vertellen over traumatische ervaringen. Dat is louterend voor de vertellers, maar leidt ook tot herkenning, begrip en saamhorigheid. Mede om deze redenen tekende ik voor de politie de verhalen op van agenten, die in het nauw gedreven waren bij de rellen op het strand van Hoek van Holland.
- Vertel waarom een innovatie noodzakelijk is en wat er voor nodig is om de veranderingen door te voeren. Voor de omgevingsdienst West- en Midden-Brabant schreef ik dit verhaal: Op Reis (pdf).
- Vraag sollicitanten om een verhaal te vertellen. Wat is een belangrijke ervaring voor hen geweest?
- Vraag nieuwe medewerkers naar verhalen hoe ze bij de nieuwe organisatie terecht zijn gekomen. Waarom werken ze juist hier?
- Gebruik een verhaal om een creatieve sessie in te leiden en deelnemers in de stemming te brengen.
- Begin het teamoverleg met enkele verhalen van deelnemers over hun ervaringen met een recent project.
- Deel een toepasselijk verhaal als je iemand coacht of begeleidt. Verhalen bevatten vaak in een notendop een wijze (levens-)les.
- Gebruik verhalen in trainingen of ander educatieve doelen. Verhalen zijn namelijk heel erg bruikbaar om leerervaringen te delen of dilemma's nader te verkennen.
- Leer de teamleden kennen door te vragen naar verhalen over hun beste en slechtste ervaringen.
- Vertel verhalen aan nieuwkomers om duidelijk te maken wat de normen en waarden zijn. Mondelinge overlevering van de cultuur werkt veel sterker dan introductieboekjes of een lijst met huisregels.
De gekaapte primeurs
Op de redactie waar ik vroeger werkte ontdekten we dat het concurrerende dagblad op dezelfde dag precies hetzelfde nieuws bracht als wij. Enkele dagen daarna gebeurde dat weer. We kwamen tot de conclusie dat dit geen toeval meer kon zijn. Dat maakte ons boos. Maar we hadden geen idee wat er precies gebeurde en wat we er tegen konden doen.Op een dag trof één van mijn collega ‘s avonds laat een freelance medewerker aan bij het faxapparaat op ons kantoor. Hij bleek onze nieuwste artikelen door te sturen naar de concurrent en daar een leuke beloning voor te ontvangen
Zijn brutale actie bracht bij ons een enorme schok teweeg. We voelden ons belazerd. Hij werd ogenblikkelijk de toegang ontzegd tot ons kantoor en kon verdere opdrachten wel vergeten. Na afloop werd dit verhaal vaak aan nieuwkomers verteld. Daarmee gaven we een impliciete boodschap af: óók als je hier niet in vaste dienst bent, moeten we je helemaal kunnen vertrouwen.
Verhalen om tot verbetering en vernieuwing te komen
- Lok verhalen uit bij collega’s, klanten en anderen waarmee je regelmatig contact hebt als vorm van feedback en als manier om de relaties te verdiepen.
- Vraag medewerkers individueel naar interessante verhalen en verzamel deze om te onderzoeken wat er op de werkvloer leeft, waar nieuwe ideeën ontstaan of waar veranderingen nodig zijn.
- Vertel verhalen wat er gebeurde toen er fouten werden gemaakt.
- Gebruik verhalen in presentaties en toespraken om actuele problemen en kansen te delen, om de noodzaak onder de aandacht te brengen of om toekomstige ontwikkelingen te belichten.
- Verzamel verhalen over klachten en andere gebruikerservaringen bij de klantenservice. Analyseer deze verhalen en ga daarmee aan de slag.
Verhalen om af te ronden
- Wordt er een project afgerond? Gaat een bedrijf op in een ander bedrijf vanwege een overname? Is er een andere afsluiting? Verzamel de verhalen over de afronding en leg ze vast in een boek, film of andere vorm. Deze ervaringen helpen enorm om het proces van afscheid goed te doorlopen. Samen met een team van Unit-2 Leiden maakte ik een groot boek over de C1000-supermarkten, die opgaan in de winkels van Jumbo. Het vertellen van de verhalen maakte een belangrijk onderdeel uit van het rouwproces. Het verhaal over de totstandkoming van dit boek is hier te lezen (pdf).
- Verzamel na afloop van een project de leerervaringen in de vorm van verhalen. Projecten staan of vallen met beeldvorming. Ze hebben bovendien een duidelijk begin en einde, waardoor ze van nature al gemakkelijk in verhaalvorm te delen zijn. Met de deelnemers en de rest van de organisatie, maar ook als relatiegeschenk voor samenwerkingspartners bij de afronding van het project.
Wat ga jij doen met verhalen?
Verhalend werken betekent dus niet alleen een (overkoepelend) organisatieverhaal maken, maar op allerlei manieren verhalen inzetten. Haal overal deze verhalen vandaan en betrek de hele organisatie en het netwerk daaromheen bij die aanpak.
Zo zet je verhalen in om tot hele verhalende cultuur te komen, wat bijdraagt aan betekenis en zingeving binnen een organisatie. Wat een rijkdom.