Nare stiltes, nietszeggende antwoorden of ontwijkende blikken. Hoe leid je als interviewer een moeilijk vraaggesprek over een persoonlijk onderwerp in goede banen? Drie tips om je vraaggesprek te redden in lastige situaties.
Je gesprekspartner komt enorm op dreef en er komt maar geen einde aan het gesprek. Of je maakt juist het omgekeerde mee: je gesprekspartner vertelt eigenlijk niets interessants.
Wat je ook probeert, je gesprekspartner houdt de luiken gesloten. Wat nu? Waarschijnlijk komt iedere interviewer wel eens in zo'n situatie terecht.
Hieronder drie tips om een lastig vraaggesprek vlot te trekken.
1. Je gesprekspartner kijkt de kat uit de boom
Je kunt niet vroeg genoeg beginnen met het opbouwen van een goede verstandhouding met je gesprekspartner. Dat zal het gesprek gemakkelijker maken, zeker als het een gesprek betreft waarbij veel persoonlijke details aan de orde komen.
- Besteed aandacht aan het allereerste contact Neem daarvoor het allereerste contact met je gesprekspartner zeer serieus, of je eerste kennismaking nu per e-mail of per telefoon is. Het eerste contact zet namelijk de toon voor de rest van je gesprekken.
Laat meteen zien wat jouw stijl is. Geef signalen af over jouw betrouwbaarheid en zorgvuldigheid. Vraag bijvoorbeeld of je telefoontje gelegen komt en stel jezelf uitgebreid voor.
- Schep duidelijkheid Vertel je gesprekspartner bij het maken van de afspraak wat hij van het gesprek kan verwachten. Hoe lang duurt het gesprek? Wat is het doel van het vraaggesprek? Wat komt er aan de orde? En waar gaat het zeker niet over? Zijn er mogelijkheden voor correctie en aanvullingen?
Als je gesprek gaat over de moeilijkheden die iemand heeft moeten overwinnen of een ander onderwerp waardoor iemand zich kwetsbaar moet opstellen, helpt het om het hogere belang van het interview uit te leggen. Vertel dat je gesprekspartner met zijn of haar verhaal anderen kan helpen!
- Laat meer van jezelf zien Voel je nog wantrouwen bij je gesprekspartner om zich te laten interviewen? Bied aan om wat stukken van jezelf op te sturen om zo een indruk te geven van jouw werkwijze.
Proef je tijdens het gesprek terughoudendheid? Ook hier geldt dat een eigen ontboezeming - bijvoorbeeld over iets waarover je twijfelt of iets dat je onzeker maakt - de ander het vertrouwen kan geven. Dat vertrouwen hebben veel mensen nodig voordat ze zichzelf open durven te stellen.
2. Je gesprek dijt oeverloos uit
Veel mensen leggen al pratend nieuwe verbanden en slaan allerlei zijpaadjes in. Als je vooral informatie en kleurrijke verhalen wilt horen van je gesprekspartners, is het prima om deze persoon veel ruimte te geven. Zo stel je je open voor nieuwe verhalen en geef je jezelf de gelegenheid onverwachte schatten op te diepen. Maar er zitten wel grenzen aan. Jij bent ook degene die deze grenzen moet stellen en bewaken.
- Weet allereerst zelf goed wat je wilt Bij de voorbereiding baken je je gespreksonderwerp af. Die focus geeft je bij het gesprek houvast. Wat is dé vraag die je uiteindelijk wilt stellen?
- Schep de juiste verwachtingen Vertel aan het begin van het gesprek opnieuw wat de reden is van je komst, wat je gesprekspartner van je kan verwachten en naar wat voor soort informatie of verhalen je op zoek bent. Dit helpt je bij het bewaken van de lijn van het gesprek.
- Kap vriendelijk af Blijft je gesprekspartner afdwalen? Zeg op vriendelijke en besliste toon op welke vraag je een antwoord zoekt.
3. Je gesprek verloopt stroef
Van tevoren weet je vaak niet of je een gemakkelijke prater treft of een persoon die zich moeilijk blootgeeft. Toch zijn er allerlei manieren om een stroeve prater op gang te brengen, namelijk door goed beslagen ten ijs te komen.
- Verzamel informatie over je gesprekspartner Over de meeste mensen is tegenwoordig veel te vinden op internet, dus maak daar gebruik van. Zoek ter voorbereiding naar gegevens over iemands professionele loopbaan.
Het is ook handig als je iets weet over je gesprekspartner wat op het eerste oog minder belangwekkend is, zoals deelname aan de tenniscompetitie. Zoiets levert een handige kapstok voor een praatje bij binnenkomst.
- Maak een goede lijst met vragen Dat zijn bij voorkeur 'open vragen': vragen die niet met ja of nee te beantwoorden zijn, maar die uitnodigen tot verhalen. "Vertel eens, wat viel je direct op in deze organisatie?"
Het is niet de bedoeling om deze vragenlijst punt voor punt af te lopen. Je wilt immers een gesprek, geen kruisverhoor. Wel is het handig om deze lijst bij de hand te hebben als het gesprek stil valt of als je een andere ingang nodig hebt om het gesprek weer op gang te helpen.
- Begin met enkele feitelijke vragen Start met vragen die dicht bij de belevingswereld zitten van je interviewpartner en die dus gemakkelijk te beantwoorden zijn. Die breken het ijs. Vervolgens leid je het gesprek naar je eigenlijke gespreksonderwerp.
- Wees niet te bang voor stiltes Sommige mensen hebben tijd nodig om hun gedachten te formuleren. Wacht rustig af waar je gesprekspartner mee komt en spring daar op in.
- Grijp in Blijft het gesprek desondanks moeizaam verlopen? Stop met je interview en stel het probleem aan de orde.
Hoe denkt je gesprekspartner over het verloop van het gesprek? Zijn er nog andere problemen die op de achtergrond meespelen? Alleen al het feit dat je het aan de orde stelt, geeft opluchting.
Bij al deze drie onderdelen is in ieder geval één ding van belang.
Het interview staat of valt met vertrouwen.
Daarvoor is een goede voorbereiding cruciaal.
Onderzoek via internet, focus op de belangrijkste onderwerpen van je gesprek én een goede vragenlijst maken daar een vast onderdeel van uit. Een boeiend en doeltreffend vraaggesprek voeren is allereerst goed je huiswerk doen.
